Odkryj IV generację zarządzania czasem

„Nie mam czasu”. Masz. Czasu nie można mieć, ani nim zarządzać – on stale płynie. Możesz natomiast nauczyć się zarządzać sobą w czasie. Czy wiesz zatem, której generacji są Twoje metody zarządzania?

Wpis w oparciu o książkę „7 nawyków skutecznego działania” Stephena Coveya  – powtórka dla tych, co czytali; zachęta dla tych, co nie czytali.

4 GENERACJE

Stephen Covey wyróżnił 4 generacje zarządzania czasem. Pokrótce:

• Generacja 1 – „notes i ołówek” – robimy listę, żeby wiedzieć co wymaga naszego czasu i energii.
• Generacja II – „kalendarz i terminarz” – osadzamy zadania z listy w czasie.
• Generacja III – nadajemy priorytety i różnicujemy w czasie (cele krótko-, średnio- i długoterminowe).

Współcześnie dominuje generacja III.

IV GENERACJA
IV generacja czerpie ze wszystkich poprzednich i przenosi je na wyższy poziom. Opiera się o matrycę zarządzania czasem, która dzieli zadania według ważności (ważne = stanowi „wkład do Twojej misji, do wartości, do najważniejszych celów”):

• ważne – istotne z punktu widzenia naszego życia, celów i marzeń (patrz: „Czego żałują ludzie”),
• nieważne – nieistotne z punktu widzenia naszego życia (nazywam je „takimi, których nie będę pamiętać umierając”)

oraz według pilności:

• pilne – z określonym czasem realizacji, są łatwe do zauważenia, wymagają szybkiej reakcji,
• niepilne – wszystkie, które można przełożyć na jutro.

Ważne założenie: zgadzasz się przyjąć odpowiedzialność za siebie i to, co wybierasz do zrobienia. Wymówki przenoszą odpowiedzialność poza Ciebie – np. „Nie mam czasu (a spróbuj powiedzieć kiedyś „źle zarządzam sobą i nie mogę tego zrobić, chociaż chcę” – co się stanie?). Każdy ma tyle samo czasu – 24 godziny dziennie, 168 godzin tygodniowo. Nie możesz mieć ani więcej, ani mniej.

Poniżej matryca: normalnym drukiem przedstawiam prawie tak, jak jest w oryginale. Kursywą dopisałem przykłady.

Ćwiartka 1 – ważne i pilne
Zadania, które są istotne z punktu widzenia życia, a dodatkowo muszą zostać wykonane w najbliższym czasie. Przykład: do piątku muszę złożyć dokumenty związane z konkursem, w którym mam szansę dostać pieniądze na rozwój bloga (hm, szkoda, że to nieprawda). Te zadania trzeba wykonywać z należytą sumiennością, ale nie dać się im przytłoczyć i zdominować życia.

Ćwiartka 2 – ważne i niepilne
Zadania, które w większości chcesz zrobić, ale nigdy „nie ma na nie czasu”. Czytanie i kursy, trudne rozmowy, sport, podróże, planowanie, medytacja, aktywności rodzinne…

Ćwiartka 3 – nieważne i pilne
Najlepszym przykładem jest dzwoniący telefon od znajomego. Czy jest ważny jak rodzina, zdrowie itp.? Nie. Jednak jest to COŚ, co powoduje, że go odbierzesz. Tak działa właśnie nieważne, a pilne. Podobnym przykładem jest sprzątanie – w brudzie nie warto tonąć, ale czy właśnie to będziesz wspominać u schyłku życia?

Ćwiartka 4 – nieważne i niepilne
Kolejny filmik na YouTube, jeszcze parę postów na Facebooku, ostatnia strona na Kwejku, najnowszy odcinek serialu… i wiele, wiele innych. Zauważ to. A potem eksterminuj!

CEL MATRYCY
Matryca pokazuje te cztery kategorie, a jej celem jest pomóc nam zauważyć, do której z nich wpadają aktywności naszego życia, a następnie zmienić proporcje pomiędzy nimi. Długofalowym celem jest oczywiście PEŁNE i SZCZĘŚLIWE życie. A jeśli chodzi o bardziej przyziemne zalety to np. żeby uniknąć wizyt u lekarza (ćwiartka I) z powodu bólów wynikających z problemów z otyłością, zdrowo jem i uprawiam sport (ćwiartka II). Co więcej – pewne rzeczy już w podobny sposób stosujesz w swoim życiu! Na przykład mycie zębów (ćwiartka II) – nie jest pilne, ale ból i wizyta u dentysty (ćwiartka I) już będzie. Rozszerzaj zakres swoich działań tak, by zrobić miejsce na rzeczy z II ćwiartki.

WNIOSKI DO…:
Ćwiartki I: Wykonuj z należytą sumiennością. Pamiętaj: nieszczęścia chodzą parami. Nie daj się zdominować przez zadania z tej ćwiartki. Zawsze będą jakieś kryzysy i pożary do ugaszenia.

Ćwiartki II: Znajdź na nie miejsce i jeśli możesz, wykonuj przed pozostałymi – np. na opłacenie rachunków i tak znajdę czas i siłę, bo będzie presja, ale na 15 minut spaceru nie – więc wybieram teraz spacer!

Ćwiartki III: Kluczem jest wykonywać je zgodnie z zasadą Pareto, która mówi, że za 80% naszych efektów odpowiada 20% wysiłków. Wykonuj zadania ćwiartki III na 80% – pewnie wystarczy, a zużyjesz tylko 20% czasu jaki zjadłoby Ci wykonywanie ich idealnie.

Ćwiartki IV: zaplanowana i pod kontrolą. Co innego zaplanować godzinkę robienia bzdur, niż zasiedzieć się przy nich trzy godziny!

Samoświadomość i samokontrola, czyli umiejętność „przyłapania się na czymś” to podstawowe narzędzie pracy.

Życzę Ci udanego życia, spędzonego głównie w II ćwiartce.